Das Thema unseres Digitalisierungsprojektes lautet „Einrichtung einer zentralen & cloudbasierten Mitgliederverwaltung“. Dies umfasst im Detail Folgendes: Unsere Mitgliederdaten sollen digital erfasst und verarbeitet werden können und das gesamte Rechnungswesen soll über die cloudbasierte Mitgliederverwaltungssoftware abgehandelt werden. Wichtig ist uns dabei, dass das System unsere Angebotsflexibilität (verschiedene Tarife für z.B. Familien und Studenten), verschiedene Zahlungsintervalle und Mehrkostenaufwände für bestimmte Kurse berücksichtigen und abbilden kann. Darüber hinaus soll uns die neue Mitgliederverwaltung ermöglichen, neue Analysen fahren zu können, um beispielsweise unser Vereinsangebot (z.B. beliebteste Kurse) und unser Mitgliedermanagement (z.B. Zielgruppenanalyse) verbessern zu können.

2. Frage: Welche Herausforderungen haben in Ihrem Verein dazu geführt, dass Sie sich dieser Projektidee widmen?

Das immerwährende Arbeiten mit „Insellösungen“ für die Buchhaltung und anderen Tools für die Kommunikation sowie die dezentrale Ablage führten immer mehr zur Intransparenz und unsauberen Daten sowie zu einem erheblichen Arbeitsmehraufwand. Von dem ganzen Papierkram und der fehlenden Gesetzeskonformität ganz zu schweigen.

3. Frage: Welche Ziele verfolgen Sie mit der Umsetzung der Projektidee im Bereich der Digitalisierung?

Im Wesentlichen ist das übergeordnete Ziel dieses Projektes die Behebung der oben beschriebenen Herausforderungen, eine drastische Arbeitsentlastung und Zeitersparnis, sowie eine zentrale Ablage und hundertprozentige Transparenz und Richtigkeit über Daten, Dokumente und Finanzen.

4. Frage: Wie weit konnten Sie Ihre Projektidee bereits umsetzen? Welche Projektschritte konnten Sie bereits erfolgreich umsetzen?

Wir würden sagen, dass wir bereits 85% der Projektidee bereits umgesetzt haben. Die essenziellste Umsetzung war dabei die Auswahl und Einführung der neuen Vereinssoftware Webling. Diese haben wir schon seit einigen Monaten erfolgreich im Einsatz.

5. Frage: Welche positiven Veränderungen erwarten Sie nach der erfolgreichen Projektumsetzung? Gibt es bereits positive Auswirkungen, die sich im Prozess der Projektumsetzung für Ihren Verein ergeben haben?

Vorherige Fehler bei Rechnungswesen und Mitgliederverwaltung gehen dank der neuen Vereinssoftware Webling so gut wie gegen Null. Außerdem hat sich der Papierstapel drastisch verringert, da alle Dokumente digital in der Cloud abgelegt werden können.

6. Frage: Inwiefern hilft Ihnen die Teilnahme an „Sportverein der Zukunft – mit BASF fit für die Digitalisierung“ bei der erfolgreichen Projektdurchführung? Was hat Ihnen bisher besonders geholfen?

Was uns am Anfang als eher mühselig erschien, wie beispielweise das Aufstellen eines Projektplans aber vor allem die Zusammenstellung eines Lastenheftes war am Ende genau das, was uns geholfen hat, das Projekt erfolgreich umzusetzen. Wir waren sozusagen im positiven Sinne gezwungen, uns im Detail Gedanken zu machen, was genau unsere aktuelle Problematik ist und wie wir diese gezielt und in angemessener Zeit angehen können.

7. Frage: Wie wird es nach der Umsetzung Ihrer Projektidee in Sachen Digitalisierung in Ihrem Verein weitergehen? Haben Sie bereits Inspiration für neue Digitalisierungsprojekte sammeln können?

Die Einführung der Vereinssoftware Webling war wahrhaftig nur der Anfang für unseren Verein. Wir haben „Blut geleckt“. Aktuell sind wir gerade auf der Suche nach Möglichkeiten zu einer besseren Kommunikation an und für die Mitglieder. Idealerweise mit einer Anbindung an Webling.

8. Frage: Würden Sie auch anderen Vereinen empfehlen, sich bei der Initiative Sportverein der Zukunft zu bewerben? Wenn ja, warum?

Ein klares Ja! Zum einem, weil es sehr viel Spaß macht und zum anderen, weil man während des gesamten Projektes zu 100 Prozent unterstützt wird! Zusätzlich zu den Fortschrittmeetings, an denen man sich mit den Experten von Sportverein der Zukunft und den anderen Vereinen austauscht, kann man auch jeder Zeit seine Fragen oder Bedenken per E-Mail oder am Telefon äußern. Man hat einfach das Gefühl, dass man mit seinem „Problem“ nie allein ist.

Zudem gibt es noch eine ordentliche Fördersumme, die dabei unterstützt das Projekt umzusetzen. Unser Rat an alle Vereine da draußen: Bewerbt euch für die nächste Runde von Sportverein der Zukunft. Es lohnt sich!