Einführung einer modernen und zeitgemäßen Softwarelösung für die Mitgliederverwaltung mit Mitgliederportal. Ein „digitales Vereinsheim“ ist das Hauptziel unseres Digitalisierungsprojekts, indem sich unsere Mitglieder, Übungsleiter, Trainer, Betreuer, Sponsoren sowie unsere Vereinsverwaltung untereinander vernetzen und austauschen können. Die Idee ist, allen im Verein, damit einen Mehrwert im Miteinander und für das Gemeinschaftsgefühl zu bieten.

2. Welche Herausforderungen haben in Ihrem Verein dazu geführt, dass Sie sich dieser Projektidee widmen?

Wir haben in den letzten Jahren mit einem alten Verwaltungsprogramm gearbeitet, das für unsere Mitgliederwartin sehr zeitintensiv war. Die Abbuchung für den Mitgliedsbeitrag funktionierte, allerdings konnte ein zusätzlicher Abteilungsbeitrag nur sehr umständlich abgebucht werden. Die Kommunikation mit den Mitgliedern war mit dem Verwaltungsprogramm kaum möglich. Neue Mitgliedsanträge mussten per Hand ausgefüllt und abgebeben werden.  Da immer mehr digitale Tools im Arbeitsbereich und Privatleben zum Alltag geworden sind, wollen wir diese auch im Vereinsleben nicht missen. Aus diesem Grund haben wir uns dem Thema „Mitgliederverwaltung mit Mitgliederportal“ gewidmet.

3. Welche Ziele verfolgen Sie mit der Umsetzung der Projektidee im Bereich der Digitalisierung?

Im Fokus des Digitalisierungsprojekts stand bei uns die Arbeitserleichterung für unsere Mitglieder, Übungsleiter und für die Verwaltung. Vor allem bestand die Notwendigkeit, unsere Mitglieder jederzeit schnell und unkompliziert informieren zu können. Die Kommunikation innerhalb des Vereins wird immer wichtiger und diese sollte nicht nur vom Vorstand zu den Mitgliedern, sondern auch von den Mitgliedern untereinander möglich sein.

4. Wie weit konnten Sie Ihre Projektidee bereits umsetzen? Welche Projektschritte konnten Sie bereits erfolgreich umsetzen?

Wir haben uns für den Softwareanbieter KURABU entschieden. Die Mitgliederdaten aus dem alten Programm wurden in die neue Software übertragen. Das Mitgliederportal ist auf der SV Mölschbach Homepage eingebunden und wird von Neumitgliedern bereits genutzt. Alle Abteilungsleiter, Übungsleiter und Betreuer sowie alle Mitglieder vom Vorstand wurden von der neuen Software informiert und für das Mitgliederportal freigeschaltet. 50 Prozent der Bestandsmitglieder sind mit ihrer E-Mailadressen eingetragen und werden Mitte Juli für die Nutzung des Mitgliederportals eingeladen. Der Mitgliederbeitrag mit KURABU-Bankeinzug wird für das 3 Quartal vorbereitet.

5. Welche positiven Veränderungen erwarten Sie nach der erfolgreichen Projektumsetzung? Gibt es bereits positive Auswirkungen, die sich im Prozess der Projektumsetzung für Ihren Verein ergeben haben?

Der Eintritt über unser Vereinsportal funktioniert sehr gut. Die Daten vom Neumitglied kommen ohne großen Aufwand. Der Online-Mitgliedsantrag hat den Anmeldeprozess, dank vollständiger Automatisierung, deutlich verbessert und hat die Arbeit der Mitgliederwartin entlastet. Jede Woche bekomme ich als Vorstand alle Jubilare wie z.B. Geburtstag oder Vereinseintritt per Mail angezeigt.

6. Inwiefern hilft Ihnen die Teilnahme an „Sportverein der Zukunft – mit BASF fit für die Digitalisierung“ bei der erfolgreichen Projektdurchführung? Was hat Ihnen bisher besonders geholfen? 

Die Erneuerung der Mitgliederverwaltung schieben wir schon lange vor uns her und vermutlich hätten wir noch ein paar Jahre mit der Änderung gewartet. Das Förderprogramm und die professionelle Unterstützung durch Digitalexperten waren der Hauptgrund, warum wir uns für das Projekt beworben haben. Die digitalen Fortschrittsmeetings haben uns bisher geholfen einen Überblick über den Status quo des Projektes zu bekommen. Bei den Treffen mit den Coaches von Nielsen Sports werden die Pläne für das weitere Vorgehen besprochen und offene Fragen geklärt. Sehr hilfreich ist auch der Erfahrungsaustausch mit anderen Vereinsvertretern zu den jeweiligen Problemstellungen und Herausforderungen.

7. Wie wird es nach der Umsetzung Ihrer Projektidee in Sachen Digitalisierung in Ihrem Verein weitergehen? Haben Sie bereits Inspiration für neue Digitalisierungsprojekte sammeln können?

Ein Kurs-Buchungssystem soll noch integriert werden und ein Platz-Buchungsservice, mit dem die Mitglieder ihre Spielzeiten auf dem Tennisplatz selbst buchen können. Um papierloser und nachhaltiger zu werden, werden wir uns in der Buchhaltung einen Scanner und einen Rechner beschaffen. Wir werden unsere Website komplett neu aufsetzen und mit unseren Social Media Angeboten vernetzen.

8. Würden Sie auch anderen Vereinen empfehlen, sich bei der Initiative Sportverein der Zukunft zu bewerben? Wenn ja, warum?

Ja, auf alle Fälle! Einen Verein digital neu aufzustellen, ist ein langer und nicht einfacher Prozess. Die Mitglieder müssen für die digitale Innovationen gewonnen werden. Gegen Widerstände lässt sich eine Software, die auf Teamarbeit und Mitmach-Funktionen der Mitglieder ausgelegt ist, nicht einführen. Die Profis in der Initiative Sportverein der Zukunft helfen uns sehr und somit können wir gemeinsam einen wichtigen Schritt für die digitale Zukunft unseres Vereins gestalten.